Recrutement

Comment formaliser un recrutement

En premier lieu, l’entreprise ayant défini ses besoins et les compétences nécessaires pour y pouvoir a deux possibilités :
- effectuer un recrutement interne c’est-à-dire affecter un salarié déjà présent dans l’entreprise à un nouveau poste. Le plus souvent un avenant au contrat de travail suffira à formaliser le recrutement;
- gérer et suivre l’activité, le temps de travail, les absences et les congés des salariés en élaborant, au besoin des tableaux de bord sociaux;
- procéder à un recrutement externe c’est à dire recruter un nouveau salarié issu du marché du travail.

Pour formaliser légalement un recrutement externe, l’employeur et le candidat doivent signer un contrat de travail ou, éventuellement, une promesse d’embauche.
La promesse d’embauche ou lettre d’engagement est un contrat où l’employeur et/ou le candidat s’engagent à signer un contrat de travail à la réalisation d’une condition ou à une date fixée à l’avance. Ce type de contrat est utilisé lorsqu’il manque un élément majeur à la formation du contrat de travail (exemple : salarié déjà sous contrat d’exclusivité avec un autre employeur) et que l’employeur comme le salarié veulent une garantie sur leur volonté réciproque de travailler ensemble.
Le refus pour l’employeur d’exécuter son obligation d’embaucher le salarié signataire de la promesse constitue un licenciement sans cause réelle et sérieuse. Si le candidat refuse de signer le contrat de travail en méconnaissance de la promesse, il peut être condamné à payer des dommages et intérêts à l’employeur.
Le contrat de travail est déclinable sous de nombreuses formes (CDI, CDD, CDD de remplacement). Sa formalisation par écrit est obligatoire pour les CDD et fortement recommandée pour les CDI (notamment pour des raisons de preuve).
Remarque : en cas d’embauche d’un étranger, l’employeur doit s’assurer que le candidat est bien titulaire d’un titre de séjour assorti d’une autorisation de travail.

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Les étapes du recrutement : Comment embaucher un salarié ?

- La procédure d’embauche est assez simple. En effet, embaucher un salarié nécessite de :

- rédiger une offre d'emploi et la diffuser,

- trier les CV et sélectionner les plus intéressants,

- recevoir les candidats retenus en entretien de recrutement pour apprécier leur motivation et leurs compétences.

Ceci étant, nous nous intéresserons ici aux formalités et obligations légales inhérentes à la procédure de recrutement.

La promesse d’embauche et le contrat de travail

Lorsque le candidat idéal a été trouvé, la première étape du processus de recrutement consiste en sa formalisation légale au moyen soit :

- d’un contrat de travail

- d’une promesse d’embauche préalablement à la signature d’un contrat de travail

La promesse d’embauche comme garantie

La promesse d’embauche ou lettre d’engagement est une forme de contrat où les parties (l’employeur et le candidat) s’engagent réciproquement à signer un contrat de travail. La promesse d’embauche est utilisée lorsque des circonstances empêchent la signature immédiate du contrat de travail. Par exemple, le candidat peut être déjà lié par CDI à un autre employeur. La promesse d’embauche lui permet d’avoir l’assurance de signer un contrat de travail lorsqu’il démissionnera. Elle permet aussi à l'employeur de s'assurer que le candidat ne lui fera pas faux bond.
La promesse d’embauche offre une véritable garantie pour le salarié puisque le refus par l’employeur d'exécuter son obligation (à savoir signer le contrat de travail) est constitutif d’un licenciement sans cause réelle et sérieuse. Si l'inexécution émane du candidat, il pourra être condamné au paiement de dommages et intérêts.

La signature du contrat de travail

Le contrat de travail est un contrat par lequel le salarié s’engage à mettre à disposition au profit de l’employeur, sous un lien de subordination, son travail en contrepartie d’un salaire. Il existe de nombreuses formes de contrat de travail tel que le CDI, le CDD d’usage, le CDD de remplacement, le contrat de professionnalisation...
Le contrat de travail doit faire l’objet d’un écrit (à l'exception du CDI bien qu’il soit fortement recommandé de le formaliser par écrit pour des raisons de preuve). La signature des parties permettent de prouver l’acceptation des conditions et termes issus du contrat.
Le plus souvent (si les parties l’ont stipulé dans le contrat de travail), quelle que soit sa nature (CDI, CDD, etc.), le contrat de travail écrit doit comporter un certain nombre de mentions et peut prévoir une période d’essai, période durant laquelle le salarié et l’employeur peuvent mettre fin au contrat sans avoir à justifier de motif.
A ces fins, la mise en place d’une grille d’évaluation permet de mettre en exergue les compétences réelles du candidat au regard des déclarations de ce dernier pendant le processus de recrutement. Ainsi, la grille d’évaluation peut constituer un outil idéal pour profiter pleinement du régime de rupture de la période d’essai.

Remarque : le recrutement interne ne nécessite pas la signature d’un nouveau contrat de travail. Pour formaliser l’engagement, il suffit de signer un avenant au contrat de travail.

La DPAE et l’inscription au registre unique du personnel

La DPAE remplaçant la DUE

La DPAE ou Déclaration Préalable à l’Embauche est une formalité obligatoire consécutive au recrutement. Remplaçant de la DUE (Déclaration Unique d’Embauche), la DPAE permet de réaliser en une seule fois la déclaration d’embauche aux différents organismes sociaux (CPAM, URSSAF…).
La DPAE, dont le modèle est facilement accessible sur internet, doit être transmise à l’URSSAF par courrier ou via internet par l’intermédiaire de net-entreprise.net.
A défaut, l’employeur s’expose à des sanctions civiles (régularisation des cotisations dues) administratives et pénales (délit de travail dissimulé).

Le registre unique du personnel

L’employeur, dès la première embauche, a l’obligation de tenir un registre unique du personnel. Ce registre vise à répertorier, dans l’ordre chronologique la totalité des salariés présents dans l’entreprise en y mentionnant :

- les éléments permettant l’identification des salariés (nom, prénom, adresse etc.)

- le poste occupé, les qualifications, date d’entrée et, le cas échéant, de sortie de l’entreprise

- le type de contrat de travail

- le cas échéant, le type et numéro du titre de séjour valant autorisation de travail pour les travailleurs étrangers

En cas de non-respect de la tenue du registre unique du personnel, l’employeur s’expose à une amende de 3 750 euros par salarié dont les mentions obligatoires sont manquantes ou erronées.

Cas particulier : embaucher un étranger

Lorsque l’employeur souhaite recruter un salarié étranger non européen, il doit s’assurer en premier lieu que le candidat en question est titulaire d’une autorisation de travail. A défaut de titre valable, l’employeur s’expose à une peine de 5 ans d’emprisonnement et de 15 000 euros d’amende par salarié étranger en situation irrégulière.
Outre les formalités applicables au recrutement d’un salarié de nationalité française, l’employeur est tenu de s'acquitter, auprès de l’OFII (Office français de l’immigration et de l’intégration) d’une taxe proportionnelle au salaire versé et à la durée du contrat de travail.

L’entretien de recrutement et de mobilité

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Les obligations de l’employeur post recrutement

La DSN (Déclaration sociale nominative)

L’employeur est tenu de déclarer les salaires versés à ses salariés et, le cas échéant, les évènements (maladie, maternité…) ayant un impact sur leur rémunération auprès des différents d'organisme sociaux.
La DSN ou la Déclaration sociale nominative permet de transmettre tous les mois la totalité de ces informations par voie dématérialisée et de manière simplifiée.
Ainsi, outre la limitation du risque d’erreur, la DSN représente un véritable gain de temps pour l’entreprise.
A noter que la DSN vise à remplacer progressivement la Déclaration Annuelle des Données sociales (DADS). La DADS (parfois dénommée DAD) est une déclaration annuelle récapitulative faite auprès de l’URSSAF mentionnant notamment les effectifs de l’entreprise et leur rémunération brute annuelle. Les dernières DADS devraient être remises en janvier 2018.

Les attestations de salaire

Si le contrat de travail du salarié est suspendu pour cause notamment de maladie, congés parental, accident du travail, l’employeur est tenu de transmettre une attestation de salaire à la caisse d’assurance maladie du salarié afin que ce dernier puisse toucher ses indemnités journalières.
Le fait pour l’employeur d’utiliser la DSN pour déclarer les évènements affectant la rémunération des salariés, le dispense de remplir le CERFA relatif aux attestations de salaires.

Le certificat de travail

Le certificat de travail est un document remis au salarié par l’employeur à la fin de son contrat de travail quels que soient les motifs de la rupture (licenciement, démission, fin du CDD…). Le certificat de travail doit mentionner un certain nombre d’informations :

- identité de l’employeur et du salarié

- date de début et de fin du contrat de travail

- nature et durée du ou des poste(s) occupé(s) par le salarié

- le maintien à titre gratuit de la couverture santé et de la prévoyance pendant la période de chômage si le salarié en était bénéficiaire

- date de remise du certificat de travail et signature de l’employeur

En cas de non-respect de l’obligation de délivrance du certificat de travail, l’employeur encourt une amende de 750 euros et s’expose au paiement de dommages et intérêts.

Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)

Le DUERP (Document unique d’évaluation des risques professionnels) vise à répertorier les risques auxquels les salariés sont exposés pendant la réalisation de leur mission. Ces risques doivent faire l’objet d’une évaluation dans le but de les éviter (en prenant les mesures adéquates) ou, à défaut, de les minimiser.
Ainsi, le DUERP doit être régulièrement mis à jour si de nouveaux risques apparaissent.
La non tenue d’un DUERP expose l’entreprise à une amende de 5eme classe soit 1 500 euros et 3 000 euros en cas de récidive.
Enfin, le DUERP doit être tenu à la disposition du personnel et, plus particulièrement, du CHSCT, des délégués du personnel ou, s’il existe, du Comité social et économique (CSE). A défaut, l’employeur se rend coupable de délit d’entrave puni de 2 ans d’emprisonnement et de 3 750 euros d’amende (7 500 euros en cas de récidive).

Comment gérer la rupture du contrat de travail en 5 étapes ?

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Quelles sont les obligations légales consécutives au recrutement ?

Une fois cette étape du recrutement réalisée, l’employeur devra réaliser une DPAE (Déclaration préalable à l’embauche) permettant, en une fois, de déclarer l’embauche aux différents organismes sociaux.
Concomitamment, il faudra mettre à jour le registre unique du personnel dont l’objectif est de répertorier l’ensemble des salariés de l’entreprise en mentionnant notamment le type de contrat de travail, le poste occupé… En cas de non-respect, l’employeur s’expose à une amende de 3750 euros.
D’autres obligations légales sont à la charge de l’employeur, et ce pendant toute la durée du contrat de travail.
En effet, la DSN (déclaration sociale nominative), remplaçant la DADS, est une formalité dématérialisée mensuelle visant à déclarer l’ensemble des revenus et les évènements affectant l’exécution du contrat de travail (maladie, maternité…) aux différents organismes sociaux.

Remarque : Pour les événements de type maladie ou congé parental, la DSN dispense l’employeur de fournir des attestations de salaire aux organismes sociaux pour que le salarié puisse bénéficier les indemnités journalières correspondantes.

Enfin, si le contrat de travail est rompu (démission, licenciement…), l’employeur doit remettre au salarié un certificat de travail au risque de s’exposer à une amende de 750 euros et au paiement de dommages et intérêts.