Calcul des congés payés

Calcul d’acquisition des droits aux congés payés

La notion de jours ouvrables et de jours ouvrés

La notion de jours ouvrés et de jours ouvrables est centrale pour le décompte des congés payés. Si l’acquisition des jours de congés payés se fait en jours ouvrables alors le calcul de l'indemnité de congés payés est fait en jours ouvrables.

Par jours ouvrables, il est entendu tous les jours d’ouverture potentielle de l’entreprise à l'exception des jours fériés non travaillés par l’entreprise et des jours de repos hebdomadaire (le dimanche en principe). Ainsi, une semaine est en principe composé de 6 jours ouvrables du lundi au samedi.

Les jours ouvrés sont les jours effectivement travaillés de l’entreprise. En principe, il s’agit d’une semaine de 5 jours, du lundi au vendredi.

L’acquisition des jours de congés payés

Tous les salariés (y compris ceux à temps partiel) acquièrent 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur. Par mois de travail effectif, il est entendu 4 semaines ou 24 jours.

Certaines conventions collectives ou accords de branche ou d’entreprise peuvent prévoir que le calcul des congés payés se fasse en jours ouvrés, le salarié cumule alors 2,08 jours ouvrés de congés payés par mois travaillé.

Remarque : en ce domaine, il faut donc déterminer la convention collective de branche applicable à l’entreprise. Attention également aux évolutions de cette convention collective. Pour suivre ces évolutions, mieux vaut disposer de textes conventionnels à jour, que l’on soit soumis à une convention collective de branche ou que l’on doive suivre les évolutions de plusieurs conventions collectives.

En principe, la durée totale du nombre de jours ouvrables de congés acquis ne peut cependant pas dépasser 30 jours.

L’acquisition des jours de congés se fait sur une période appelée période de référence, s’étalant à défaut de dispositions contraires (accord d’entreprise, de branche ou convention collective) du 1er juin jusqu’au 31 mai de l’année suivante.
Les droits aux congés sont préservés jusqu’à la fin de la période de référence de l’année n+2. Après cette date, les congés payés sont normalement perdus.

Exemple : Un salarié a cumulé 30 jours de congés payés sur la période de référence comprise entre le 1er juin 2016 et le 31 mai 2017. Il a jusqu’au 31 mai 2018 pour prendre ses congés payés. Après cette date, sauf exceptions, les jours de congés payés acquis seront perdus.

Toutefois, les congés payés non pris peuvent être reportés à l’année suivante si :

• l’employeur autorise le report de congés payés ;
• le salarié ne peut prendre ses congés payés (congé maternité, congé maladie...) ;
• en cas de temps de travail annualisé, le report est possible jusqu’au 31 décembre de l’année suivante.

Le décompte des congés payés en cas d’absence

Le cas est le suivant (exemple élaboré à partir des fiches pratiques et outils Smart Action RH Durée du travail et congés) : un salarié s’est absenté sans motifs, ne permettant pas l’acquisition du droit aux congés payés. Bénéficie-t-il des 30 jours de congés payés normalement attribués ?

Il convient en premier lieu de s'intéresser à ce que la loi assimile à du travail effectif pour l’acquisition des droits aux congés payés. Il s’agit notamment :

• du temps de présence dans l’entreprise ;
• des périodes de congés payés ;
• des congés maternités, paternités et d’adoption ;
• des absences liées à une maladie professionnelle ou à un accident professionnel (dans la limite d’une année) ;
• des périodes de repos compensateurs ;
• des congés formations.

A contrario, ne sont pas considérés comme du travail effectif :

• les arrêts maladies ;
• les grèves ;
• les congés parentaux à temps plein ;
• les périodes de mise à pied (mesure disciplinaire) ;
• le congé de présence parentale ;
• le congé de solidarité familiale.

Etant donné qu’il faut 48 semaines pour obtenir les 30 jours de congés payés annuels et qu’une année est composée de 52 semaines, le salarié peut s’absenter 4 semaines sans préjudice pour l’acquisition de ses 30 jours de congés payés.
Si l’absence non assimilée à du temps de travail effectif est supérieure à 4 semaines, il convient de calculer la totalité :

• des semaines travaillées par le salarié et attribuer 2,5 jours par tranche de 4 semaines, ou ;
• des jours travaillés en fonction de la répartition des horaires du salarié sur une semaine (soit 20 jours pour des horaires de travail répartis sur 5 jours de la semaine, 22 jours pour des horaires répartis sur 5,5 jours ou 24 jours sur 6 jours).

Le calcul le plus favorable pour le salarié doit être retenu par l’employeur et le résultat est toujours arrondi à l’entier supérieur.

Comment calcule-t-on les indemnités de congés payés ?

L'indemnité de congés payés se calcule sur la base de la rémunération normalement perçue par le salarié lorsqu’il travaille dans l’entreprise. Avant d’exposer les méthodes de calcul pour déterminer le montant de l'indemnité de congés payés, il est nécessaire de connaître la rémunération retenue pour la détermination des indemnités.

Pour des détails et précisions sur le calcul des indemnités de congés payés (notamment en paie), se reporter aux produits Paie des Editions législatives : Solution RH Paie ou Guide Permanent Paie.

La rémunération de référence pour le calcul de l'indemnité congé

Sont pris en compte dans le calcul de l'indemnité de congés payés pour la période de référence :

• le salaire de base ;
• les majorations de salaire du fait des heures supplémentaires ou du travail de nuit ;
• le salaire de substitution versé en cas de congé maternité, paternité, arrêt maladie, arrêt travail pour cause de maladie professionnelle ou d’accident du travail, et les indemnités de congés payés de l’année précédente ;
• certaines primes (ancienneté, assiduité, astreinte, expatriation) ;
• les commissions perçues (pour les salaires assortis d’un variable) ;
• les avantages en nature.

Remarque : Certaines primes ne sont pas considérées comme un salaire, elles ne doivent pas être prises en compte dans le calcul de la rémunération de référence. Il s’agit :

• des primes de fin d’année
• des primes d'intéressement, de bilan, de participation ;
• du 13e mois.

La méthode de calcul des indemnités de congés payés

Maintenant la base de rémunération établie, la loi propose deux méthodes de calcul pour les indemnités de congés payés à savoir :

• le maintien de salaire (soit la rémunération que le salarié aurait dû toucher s’il avait travaillé) ;
• la méthode du 1/10e de la rémunération brute perçue pendant la période de référence.

La méthode de calcul retenue est celle qui est la plus favorable au salarié. De plus, le contrat de travail ou une règle d’usage dans l’entreprise peut prévoir une autre méthode de calcul plus favorable au salarié.

Cas particulier du salarié à temps partiel : Les salariés à temps partiel bénéficient d’un décompte similaire en matière de droits aux congés payés que les salariés à temps plein. Néanmoins, les indemnités de congés payés sont mécaniquement inférieures quelle que soit la méthode de calcul choisie. En effet, est pris en compte la rémunération normalement perçue ou 1/10 de la rémunération annuelle. Or, sa rémunération est inférieure à celle d’un salarié à temps plein. Donc, l'indemnité de congés payés est proportionnellement inférieure.

La méthode du maintien de salaire

Rappel : Si l’acquisition des jours de congés se fait en jours ouvrables, le calcul des indemnités de congés payés doivent se faire en jours ouvrables.

Dans tous les cas, l'indemnité de congé payé versée ne peut être inférieure à la rémunération qui aurait été normalement perçue si le salarié avait travaillé dans l’entreprise au lieu de prendre ses congés.
Pour calculer l'indemnité due, il convient de tenir compte pour la période où le salarié est absent :

• du volume horaire journalier travaillé ce mois-ci ;
• du nombre effectif de jours ouvrables ou le nombre moyen de jours ouvrables (ou ouvrés selon les modalités de décompte des droits aux congés payés choisis) ;
• du nombre de jours (ouvrables ou ouvrés) d’absence du salarié pour congés payés.

Remarque : le calcul de nombre de jours ouvrables moyen dans un mois se détermine selon le calcul suivant : jours ouvrables moyens = (6 jours x 52 semaines) / 12 mois = 26 jours.

La méthode de calcul peut donc être la suivante :

Cette méthode de calcul pour le maintien de salaire est préconisée par la jurisprudence en vigueur mais il possible de retenir une autre méthode de calcul en jours, sans tenir compte du volume horaire, soit :

Exemple : Si un salarié est rémunéré 1 500 euros brut par mois (soit 18 000 euros brut pour la période de référence) et décide de prendre 10 jours ouvrables de congés payés. Le salarié aurait normalement travaillé 5 heures par jour ouvrable soit 5x26= 130 heures. Donc pour 10 jours ouvrables d’absence le salarié aurait dû effectuer 5x10 = 50 heures de travail.
Le montant des indemnités de congés payés versé par l’employeur est donc de : 1500 x (5x10) heures de travail / (5x26) heures normalement travaillées = 576,92 euros.

Avec cette méthode de calcul, cela nous donne :
(1500 / 26 jours ouvrables dans le mois) x 10 jours de congés payés pris = 576,92 euros

Remarque : Dans cet exemple, nous sommes partis du postulat qu’il n’y avait pas de jours fériés non travaillé dans l’entreprise soit 26 jours ouvrables (ce nombre peut varier selon le mois).

La méthode du 1/10e de la rémunération brute perçue

Cette deuxième méthode nécessite de connaitre la période de référence prise en compte par l’entreprise afin de calculer la rémunération de référence (cf. : salaire brut perçu augmenté des avantages, certaines primes et compléments de salaire…).

Rappel : La période de référence pour l’acquisition des droits aux congés payés est normalement établie par un accord d’entreprise, de branche ou la convention collective applicable. A défaut, la loi fixe le début au 1er juin jusqu’au 31 mai de l’année suivante.
Ensuite, il faut calculer le montant de l'indemnité de congés payés total de tous les jours de congés acquis pendant la période de référence (soit 2,5 jours ouvrables ou 2,08 jours ouvrés x nombre de mois travaillé, soit 30 jours ouvrables ou 25 jours ouvrés) et proratiser en fonction du nombre de jours de congés réellement pris par le salarié.
La méthode de calcul pour les 1/10 est donc la suivante :

Exemple : Pour reprendre l’exemple précédent, le salarié a perçu une rémunération brute de 18 000 euros pendant la période de référence. Le décompte des jours de congés payés acquis dans l’entreprise se fait en jours ouvrables. S’il prend 10 jours ouvrables de congés payés, son indemnité de congés payés sera de :
(18 000 euros de rémunération brute annuelle / 10) x (10 jours ouvrables de congés pris / 30 jours ouvrables de congés acquis) = 600 euros
On constate que la deuxième méthode de calcul est plus favorable au salarié (600 euros contre 576,92 euros). Dans le cas présent, l’employeur doit retenir la méthode du 1/10e puisqu’elle est plus favorable au salarié.
Dans les faits, cette méthode est le plus souvent retenue puisqu’elle est généralement la plus avantageuse pour le salarié notamment lorsque ce dernier a effectué des heures supplémentaires pendant la période de référence.

Si le salarié n’était pas présent pendant toute la période de référence, il convient de prendre la rémunération mensuelle brute et la multiplier par le nombre de mois de présence (au lieu de prendre la rémunération annuelle brute).
Exemple : Le salarié n’a travaillé que 6 mois dans l’entreprise pendant la période de référence, il a acquis en principe 15 jours ouvrables de congés payés (2,5x6) et décide de prendre 15 jours de congés payés. En reprenant les chiffres des exemples précédents, son indemnité totale de congés payés perçue pendant son absence sera de :
(1 500 euros x 6 mois de présence)/10 x 10 jours ouvrables de congés pris / 15 jours ouvrables de congés acquis = 600 euros

Calcul des congés payés

Le calcul des congés payés permet de connaître l'indemnité qui sera versée au salarié durant ses congés payés. Il existe plusieurs méthodes pour le calcul de l'indemnité de congé payé. L’employeur doit retenir la méthode de calcul la plus favorable au salarié. En premier lieu, il convient de déterminer la rémunération de référence du salarié servant de base pour le calcul des indemnités.

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Comment calculer les indemnités compensatrices de congés payés dues en fin de contrat ?

Lorsqu’un contrat de travail est rompu avant que le salarié n’ait pu prendre ses congés payés acquises durant la période de référence, l’employeur peut :

• inciter le salarié à prendre ses congés pendant la période de préavis mais il ne peut en aucun cas le forcer à les prendre ;
• à défaut, payer une indemnité compensatrice de congés payés.

L'indemnité compensatrice de congés payés a pour objectif de liquider les droits acquis par le salarié sous la forme d’une somme d’argent. Elle vise à compenser la perte des droits acquis. Le calcul des indemnités compensatrices de congés payés de fin contrat est primordial pour le calcul du solde de tout compte en cas de rupture du contrat de travail.

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Quand est due l'indemnité compensatrice de congés payés ?

Dans le cadre d’un contrat de travail CDI, l'indemnité compensatrice de congés payés est due en cas de rupture de contrat de travail quelle qu'en soit la cause :

• licenciement, même en cas de faute lourde du salarié ;
• démission ;
• rupture conventionnelle.

Pour les contrats de travail CDD, l'indemnité est due en cas de rupture anticipée du contrat de travail (commun accord par exemple) ou lorsque le contrat arrive à son terme. Si le salarié dispose encore de jours de congés payés, l’employeur lui doit une indemnité compensatrice de congés payés (qui rentre d’ailleurs dans la base de calcul de la prime de précarité), en plus d’une éventuelle indemnité de rupture légale ou conventionnelle.
Ce principe s’applique aussi aux contrats de professionnalisation, aux contrats d'apprentissage et aux contrats d’intérim.

La date de l'exigibilité de l'indemnité compensatrice de congés payés correspond au moment où le salarié quitte effectivement l’entreprise.

Le calcul de l'indemnité compensatrice de congés payés

L'indemnité compensatrice de congés payés se calcule exactement de la même façon que l'indemnité de congés payés soit avec :

• la méthode du maintien de salaire ;
• la méthode du 1/10 de la rémunération brute annuelle.

A l’instar de l'indemnité de congés payés, la méthode de calcul retenue pour l'indemnité compensatrice doit être la plus favorable au salarié.

Décompter et indemniser les congés payés

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Exemple de calcul d’indemnités de congés payés en fin de contrat

Un salarié en CDI quitte l’entreprise au moyen d’une démission après 6 mois de travail sans interruption. Sa rémunération brute annuelle était de 21 600 euros auxquels s’ajoutent un 13e mois (1 800 euros). De plus, il a perçu 3 000 euros de commission sur vente.

1ère étape : Calcul de la rémunération de référence

La rémunération brute annuelle de référence est composée du salaire de base et de la partie variable. Néanmoins, la prime du 13e mois n’est pas prise en compte dans le calcul (cf. rémunération de référence).
Ainsi, nous avons : 21 600 + 3 000 = 24 600 euros de rémunération brute annuelle.
Le salaire mensuel perçu pendant la période de référence est de : 21 600 euros de salaire annuel / 12 + 3000 euros de commission / 6 mois de travail effectif = 2 300 euros
Soit une rémunération brute perçue pendant la période de référence de 13 800 euros (13 800 x 6).

2ème étape : Calcul du nombre de jours de congés payés

Le salarié a travaillé 6 mois et a donc en principe acquis 15 jours ouvrables de congés payés (2,5 x 6).

3ème étape : Calcul de l'indemnité compensatrice due

Il convient d’appliquer les deux méthodes en retenant celle qui est la plus favorable pour le salarié.

2300 euros de salaire mensuel / 26 jours ouvrables du mois x 15 jours de congés payés restant = 1 326,92 euros d'indemnité compensatrice de congés payés.

Soit, une indemnité compensatrice de congés payés = 13 800 euros / 10 = 1 380 euros
La méthode du 1/10 est plus favorable au salarié. L'indemnité compensatrice de congés payés versée au salarié sera donc égale à 1 380 euros.

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